يجب تحديد مصفوفة التوزيع لكل إدارة ونوع الوثيقة. وهذا سيمكّن من التوزيع السلس والفعّال للبيانات المتعلقة بالمعلومات والمراجعة والاعتماد. إذا لم يتم تحديد المصفوفة بوضوح (لا توجد بها تفاصيل المستلمين المعنيين) أو لم تكن موجودة، فهذا سيتسبب في تأخير المشروع وأصحاب المصلحة المرتبطين بها.
النموذج الموصى به المقرر استخدامه بواسطة مؤلِّف المستند أو الوثيقة وهو إدارة المقاول التي تعمل على تطوير الوثائق، للطلب من قسم إدارة الوثائق التابع للمقاول بإصدار قائمة الوثائق المدرجة في النموذج بصفة رسمية إلى جانب متطلبات تقديم هذه الوثائق.
سيستخدم مقاولين الوزارة نماذج الإحالات الموصى بها في مشاريع التشييد والبنية التحتية الحية في جميع أنحاء المملكة من أجل تقديم مخرجاتهم الخاصة بشكل رسمي.