إجراء

يصف هذا الإجراء المحتوى والآلية الخاصة بإعداد تقارير التكلفة التاريخية للمشروع. وتعتمد تفاصيل التقارير على القيمة الكاملة للمشروع أو حسب ما يقتضيه مدير المشروع والمتفق عليه مع مدير ضوابط المشروع بالأمانة.
تقرير التكلفة التاريخية هو تقرير يسجّل نطاق العمل المستخدم والنهائي والبيانات الفنية المؤكدة والكميات المقررة وساعات العمل الفعلية للتشييد والخدمات والجدول الزمني والتكاليف ومعلومات أخرى ذات صلة. تحتاج كل أمانة/ بالوزارة بشكل أساسي إلى معلومات عن تقارير التكلفة التاريخية لدعم طلبات العروض الجديدة ولاستخدامها في التحقق من صحة التقديرات الجديدة من خلال إعطاء أساس متين للتكلفة والجدول الزمني والكميات ومقاييس ساعات التركيب والمقارنات والتسويات.

إن الغرض الأساسي من إجراء نظام إدارة القيمة المكتسبة هو تحديد ووصف فلسفة ضبط وغدارة مشاريع الإدارة العامة للمشاريع البلدية/ وزارة الشؤون البلدية والقروية والإسكان. كما تقدم هذه الوثيقة التوجيه والإرشاد لدعم تأسيس وتنفيذ نظام لإدارة أداء المشاريع. يوفر نظام إدارة القيمة المكتسبة نظاماً ونهجاً متكاملاً لتطبيق الجداول الزمنية المنطقية وتقديرات التكلفة وإدارة التكاليف وتخطيط الموارد وإدارة القيمة المكتسبة وإدارة المخاطر وتوقعات الأداء والتكلفة وإعداد تقارير قياس التقدم في المشاريع.
كما يؤسس النظام مكونات الميزانية والجدول الزمني لكل عنصر من عناصر نطاق العمل، عند مستوى تفاصيل يتناسب مع درجة الخطر أو عدم المتعلقة بالمشروع. مع اكتمال عناصر العمل هذه، تكون قيم الميزانية الخاصة بها "مكتسبة" ويتم تحديد كمية هذا التقدم واستخدام القيمة المكتسبة لمقارنة المقدار الذي تم تحقيقه حسب الخطة والمقدار الذي تم إنفاقه لإكمال هذا القدر من العمل. تشير هذه المقارنة إلى ما إذا تم تجاوز الميزانية في هذا العمل أو لم يتم تجاوزها أو كانت في الموعد المحدد، استناداً إلى قيمة العمل وليس فقط القدرة على إنفاق الأموال حسب التدفق النقدي.
يوفر نظام إدارة القيمة المكتسبة القدرة على تحليل الفروقات في الجدول الزمني التي لا يمكن ملاحظتها في حال تمت مقارنة الميزانية بالتكلفة الفعلية فقط. وتشير مقارنة القيمة المكتسبة الحالية بما هو مقرر تحقيقه إلى ما إذا كان العمل سابقاً للجدول الزمني أو في الموعد المحدد أو متأخراً عنه. ومع ذلك، فإن هذا يوفر فقط مقارنة القيمة بالريال السعودي ولا يبين ما إذا تم الانتهاء من معظم الأعمال الحرجة أو تمت مراحل الإنجاز الرئيسية في الموعد المحدد أو تم الالتزام بتواريخ الانتهاء المقررة. كما يوفر نظام إدارة القيمة المكتسبة أيضاً معلومات بشأن فارق التكلفة بحيث يقارن التكلفة الفعلية بالميزانية لإكمال نفس مقدار العمل. وهذا يسمح بالتعرف المبكر على اتجاهات ومشاكل الأداء والتغييرات المتعلقة بخط الأساس ويتيح للإدارة صنع القرارات لتنفيذ الإجراءات التصحيحية.

يزود هذا الإجراء فريق ضوابط المشروع بمنهجيات وتنسيقات لضبط وإعداد التقارير وإعداد الفواتير واسترداد التكاليف لأعمال الرسوم المرتجعة بالمشروع.

يتطرق إجراء إدارة التغيير في المشروع إلى مسؤوليات ضوابط المشروع خلال تنفيذ أنشطة متابعة التغيير في مشاريع الأمانة. والغرض من هذا الإجراء هو توفير نهج موحّد ودليل توجيهي لإدارة تغييرات المشروع في نطاق العمل والجدول الزمني والتكلفة. تم تطوير هذا الإجراء للمساعدة في تحليل الانحرافات والفروقات والاتجاهات المحتملة وتتبع آثارها وتقييمها بالإضافة إلى توفر وسائل مجدية لتصحيح أو حل التغييرات التي تطرأ على المشروع. يصف آليات العمل المضمنة وسير العمل لإدارة التغييرات، منذ بداية المشروع حتى نهايته، من خلال فهم وتحليل كل فرق أو تغيير محتمل على خط الأساس ويتيح إدارتها بفعالية.

الهدف من برنامج الاتجاهات هو التحديد المبكر للتغييرات الحقيقية والمحتملة على نطاق المشروع والجودة والتكلفة وخط أساس الجدول الزمني من أجل التقليل من الاتجاهات العكسية وزيادة الاتجاهات الايجابية المناسبة. يوضح هذا الإجراء المتطلبات التنظيمية والمسؤوليات ومتطلبات إعداد التقارير وتقديم المعايير المتعلقة بتنفيذ برنامج الاتجاهات الناجحة في المشروع.

يوفر هذا الإجراء إرشادات لتتبّع الكميات في مشاريع الأمانة/ وزارة الشؤون البلدية والقروية. يتضمن تتبّع الكميات التحديد والتقدير الكمي وتحديث حالة نطاق المشروع وتوفير إمكانية رؤية واضحة للنطاق في جميع مراحل المشروع. توفر الكميات وسيلة لقياس نطاق المشروع من حيث المصطلحات المشتركة للهندسة والتشييد والخدمات المساندة. يوفر تتبّع الكميات إمكانيّةُ رؤية نطاق المشروع وتطورّه وتقدمه وأداؤه.

يصف الإجراء كيفية قياس مستوى التقدم والإنتاجية في الأعمال الهندسية. كما يشتمل الإجراء على إنشاء متتبع هندسي يتكون من مصفوفة من المهام الهندسية والمخرجات وآلية العمل المستخدمة لتحقيق التقدم والإنتاجية مقابل كل عنصر. كما يحدد الإجراء أيضاً آلية حصر كميات أعمال التشييد والبناء وإعداد التقارير بشأن الكميات المثبتة المستخدمة في تحديد سير عمل وأداء أعمال التشييد والبناء.

توقعات المشروع هي إعادة تقييم دورية لنطاق المشروع وتكلفته وجدوله الزمني وموارده ومخاطره. يعتمد مدى جهود التوقعات على حجم المشروع ومستوى صعوبته ونطاقه. يتم وضع متطلبات توقعات المشروع كجزء من خطة ضوابط المشروع.
من أهداف توقعات المشروع ما يلي:
• إعادة تقييم شامل لحالة نطاق المشروع وتكلفته وجدوله الزمني (كميات حديثة ومناسبة)
• تحديد البنود الحرجة الخاصة بمراجعة وتنفيذ إدارة المشاريع
• التعرف على أوجه الاختلاف وإرسال إشعار مبكّر
• صنع قرارات رصينة للتخفيف من عبء التكاليف
• تقييم التغييرات التي تطرأ على نطاق المشروع وتكلفته وجدوله الزمني وتوفير أساس لتحديد واقتراح التغييرات واعتمادها.

ينطبق هذا الإجراء على الأعمال المنجزة تحت إشراف الإدارة العامة للمشاريع البلدية لوزارة الشؤون البلدية والقروية والأمانات المنفذة في جميع أنحاء المملكة العربية السعودية.

يزود هذا الإجراء مهندسي ضبط المشاريع بالمعلومات اللازمة لتطوير وتنفيذ والحفاظ على برنامج التكلفة والالتزامات. كما يوفر إطار عمل لأدوار ومسؤوليات ضوابط المشروع في عملية الاستحواذ.

إن الغرض من برنامج ضبط الميزانية هو إنشاء ميزانية أساسية للمشروع وتحديثها لعكس تطور المشروع حتى الآن وإبلاغ الإدارة بالحالة القائمة لميزانية المشروع. والمفتاح لضبط التكاليف بصورة فعالة هو ضبط الميزانية الأساسية وخط أساس قياس مستوى الأداء وفقاً لذلك. يصف هذا الإجراء آلية المراقبة المستخدمة في تطوير وتنفيذ والحفاظ على الميزانية المعتمدة في المشروع.

ينطبق هذا الإجراء على الأعمال المنجزة في إطار جميع مشاريع الإدارة العامة للمشاريع البلدية لوزارة الشؤون البلدية والقروية والأمانات المنفذة في جميع أنحاء المملكة العربية السعودية.